Vedtægter for Faaborg-Midtfyn Arkivsamvirke

§ 1: Navn og Hjemsted

Arkivsamvirkets navn er: Faaborg-Midtfyn Arkivsamvirke.

Hjemsted: Faaborg-Midtfyn Kommune

§ 2: Medlemmer

Stk. 1. Som medlemmer kan optages lokalhistoriske arkiver, folkemindesamlinger og lignende fra Faaborg-Midtfyn Kommune.

Stk. 2. Nye medlemmer kan optages ved en bestyrelsesbeslutning, der efterfølgende skal godkendes af generalforsamlingen.

Stk. 3. Udtrædelse kan ske med 3 måneders varsel til udgangen af et kalenderår.

Stk. 4. Et arkiv i kommunen kan opnå observatørstatus i stedet for medlemskab af samvirket, såfremt dette kan godkendes af generalforsamlingen.

§ 3: Formål

Stk. 1. At iværksætte initiativer, der kan fremme interessen for lokalhistorie i kommunen.

Stk. 2. At fungere som de lokalhistoriske arkivers forhandlingspart over for Faaborg-Midtfyn Kommune vedr.  økonomiske forhold, bortset fra løn og honorarer, samt forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i kommunen. Samvirket kan endvidere tilbyde bistand ved de enkelte arkivers forhandlinger med kommunen vedr. lokaleforhold.

Stk. 3. At fordele de midler, der af kommunen stilles til rådighed til arkivernes drift, husleje m.v.

Stk. 4. At fordele midler, der af kommunen og/eller andre er stillet til rådighed til fælles lokalhistoriske aktiviteter.

Stk. 5. At koordinere fælles initiativer omkring formidling af lokalhistorien og indsamling af arkivalier i kommunen.

§ 4: Generalforsamling

Stk. 1. Generalforsamlingen er arkivsamvirkets øverste myndighed.

Stk. 2. Den ordinære generalforsamling afholdes en gang om året og senest i april måned.

Stk. 3. Hvert arkiv har 1 stemme på generalforsamlingen.

Stk. 4. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal blandt de fremmødte. Skriftlig afstemning skal foretages, hvis det forlanges.

Stk. 5. Indkaldelse til generalforsamlingen sker skriftligt senest 1 måned før generalforsamlingens afholdelse.

Stk. 6. Forslag til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.

Stk. 7. Dagsorden for generalforsamlingen skal som minimum indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent

2. Valg af referent.

3. Godkendelse af dagsorden.

4. Aflæggelse af årsberetning.

5. Fremlæggelse af revideret regnskab.

6. Indkomne forslag.

7. Forelæggelse af budget.

8. Forslag til kontingent.

9. Fordeling af tilskud til arkivsamvirkets medlemmer.

10. Valg af 2 revisorer (vælges for 2 år, således at 1 afgår hvert år)

11. Eventuelt.

Stk. 8. Til brug for dagsordenens pkt. 9. indsender arkivsamvirkets medlemmer deres budget til bestyrelsen senest 15. februar. På grundlag af de fremsendte budgetter udarbejder bestyrelsen forslag til fordeling af det ordinære kommunale tilskud. Bestyrelsens forslag udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Stk. 9. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis 1/3 af medlemsarkiverne skriftligt indgiver ønske herom eller på bestyrelsens foranledning.

Stk. 10. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 3 uger efter fremsættelsen af ønske herom. Indkaldelse sker med mindst 1 uges varsel.

Stk. 11. Referat fra generalforsamlingen udsendes til medlemmerne.

§ 5: Bestyrelsen

Stk. 1. Bestyrelsen består så vidt muligt af 5 medlemmer, nemlig 1 fra hver af de tidligere kommuner i arkivsamvirkets dækningsområde, Broby, Faaborg, Ringe, Ryslinge og Årslev.

Stk. 2. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år ad gangen og tiltræder 1. maj.. Første valgperiode løber til 30. april 2009. Den 30. april 2008 fratræder dog efter lodtrækning ekstraordinært 2 medlemmer.

Stk. 3. Arkiverne i de enkelte områder vælger selv deres repræsentant til bestyrelsen.

Stk. 4. Valgbar til bestyrelsen er enhver, der er tilknyttet et medlemsarkiv og fungerer som aktiv medarbejder.

Stk. 5. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af bestyrelsesmedlemmerne er til stede.

Stk. 7. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Stk. 8. Bestyrelsen har kompetence til at forhandle med Faaborg-Midtfyn Kommune om arkivernes økonomiske forhold, bortset fra løn og honorarer, samt andre forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i kommunen.

§ 6: Økonomi

Stk. 1. Samvirkets regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 2. Bestyrelsen fremlægger budgetforslag samt forslag til kontingent på generalforsamlingen.

Stk. 3. Arkivsamvirket tegnes af formanden og kassereren.

Stk. 4. Arkivsamvirket hæfter alene for gæld med sin formue.

Stk. 5. Kassereren fører regnskab over de midler, som arkivsamvirket disponerer over.

Stk. 6. Regnskabet revideres  af 2 valgte revisorer og sendes efter generalforsamlingens godkendelse til Faaborg-Midtfyn Kommune.

§ 7: Fordeling af tilskudsbeløb

Stk. 1. Fordeling af tilskud fra Faaborg-Midtfyn Kommune og evt. andre midler sker på generalforsamlingen efter indstilling fra bestyrelsen, med mindre tilskuddet fra giveren er specielt øremærket til et eller flere af arkivsamvirkets medlemmer.

Stk. 2. Ved fordelingen af det kommunale tilskud dækkes først og fremmest de enkelte arkivers rimelige udgifter til husleje, vand, varme, el, og dernæst kontingent til arkivfaglige sammenslutninger og arkivernes forsikringer.

Stk. 3. Et resterende beløb fordeles på arkiverne i forhold til indbyggertallet i deres dækningsområde.

Stk. 4. Overstiger udgifterne i stk. 2 det kommunale tilskud, reduceres tilskuddene til kontingenter og forsikringer med samme procentsats for alle arkiver.

Stk. 5. De Kommunale tilskud ønskes udbetalt af kommunen direkte til de enkelte arkiver.

tk. 6. Arkiver, der har modtaget tilskud, indsender ved årets udgang regnskab til arkivsamvirket over midlernes anvendelse.

§ 8: Indkøb af materialer

Stk. 1. Arkivsamvirket kan, hvis der er flertal herfor på generalforsamlingen, foretage fællesindkøb til medlemmerne.

§ 9. Faglig virksomhed

Stk. 1. En gang årligt afholdes et fagligt møde for arkivmedarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, der er tilknyttet samvirkets arkiver.

§ 10: Ændring af vedtægter

Stk. 1. Ændringer af vedtægterne kan kun ske på en generalforsamling.

Stk. 2. Ændringer i vedtægterne kræver 2/3 flertal blandt de fremmødte på generalforsamlingen.

§ 11: Opløsning af arkivsamvirket

Stk. 1. Opløsning af arkivsamvirket kan ske med 2/3 flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger – ordinære og/eller ekstraordinære.

Stk. 2. Ved arkivsamvirkets opløsning skal en evt. formue anvendes til lokalhistorisk arbejde i Faaborg-Midtfyn Kommune.

Stk. 3. Generalforsamlingen tager stilling til formuens anvendelse efter indstilling fra bestyrelsen.

Stk. 4. Ved arkivsamvirkets opløsning afleveres arkivsamvirkets arkiv til Landsarkivet for Fyn eller til Faaborg-Midtfyn Kommune.

Vedtaget på stiftende generalforsamling den 8. marts 2007 i Faaborg, med ikrafttræden fra 1. maj s.å.